De vraag komt, en meestal niet van de toezichthouder
Een klant stuurt een leveranciersvragenlijst. Een aanbesteding hangt punten aan aantoonbaar AI-beleid. Uw accountant neemt er een vraag over op. De ondernemingsraad wil weten of er AI op het personeel wordt gebruikt. In alle gevallen luidt de vraag hetzelfde: laat eens zien wat u doet.
Een programma helpt dan niet
Een volwassenheidsmodel, een stuurgroep of een AI-officer levert geen antwoord binnen de vier weken die zo’n verzoek u geeft. Een map wel.
De kalender is verschoven
De Digital Omnibus heeft in juli 2026 de hoogrisicodata verlegd naar december 2027. Veel materiaal op internet toont nog de oude tijdlijn. Alles wat de meerderheid raakt geldt gewoon sinds 2 augustus 2026.
De meeste rolbepalingen kloppen niet
Organisaties noemen zich te snel aanbieder of juist te makkelijk gebruiksverantwoordelijke. Uw logo op een ingekochte chatbot maakt u niet zonder meer aanbieder, en dat scheelt een compleet verplichtingenpakket.
De vier dossiers die nu af moeten
Elk hoofdstuk eindigt met wat er concreet in de map belandt.
Dossier A: inventarisatie
Weten wat u gebruikt, inclusief de AI die met een update meekwam en de tools die niemand heeft aangeschaft.
Dossier B: artikel 4
Aantonen wat u aan AI-geletterdheid doet, gelaagd naar rol en risico. Zonder verplichte cursus, want die eist de wet niet.
Dossier C: artikel 50
Transparantie in uw eigen kanalen: chatbots, gegenereerde content, deepfakes. De goedkoopste verplichting van het boek.
Dossier D: verboden praktijken
Uitsluiten wat niet mag, met de twee verboden die per 2 december 2026 bijkomen. Een gedocumenteerd nee is ook bewijs.
Drie van de twintig vragen die u gaat krijgen
Deel V geeft per vraag het bewijsstuk dat het antwoord draagt, de map waarin het ligt en wie het levert.
“Gebruikt u AI bij het uitvoeren van onze opdracht?”
Bewijsstuk: het AI-register (T1) en de regel in de gebruiksrichtlijn over klantdata in publieke tools. Wie nee antwoordt terwijl zeven medewerkers ChatGPT gebruiken, heeft een groter probleem dan de verordening.
“Waarom hebt u dit systeem als minimaal risico ingeschaald?”
Bewijsstuk: het toelichtingenblad bij T1 met aanname, onderbouwing, toetser en datum. Een leeg toelichtingenblad maakt de inschaling een gok en dat ziet een toezichthouder in een vraag.
“Zijn we er klaar voor?”
Bewijsstuk: het getekende vaststellingsbesluit (T12c) met de inhoudsopgave van de map. Ja is alleen verdedigbaar met register, rolbepaling, richtlijn, transparantiemeldingen en verbodencheck.
De andere zeventien staan in het boek, van de ondernemingsraad tot de medewerker die vraagt of ChatGPT mag.
Voor wie dit boek is geschreven
Voor degene die het gaat doen, en voor degene die moet tekenen. Zoek de beschrijving die het dichtst bij u komt.
Gemeente en uitvoeringsorganisatie
U zit bijna zeker in bijlage III, ook als u dat nog niet weet. Uw zwaartepunt ligt bij de inventarisatie en bij de grondrechteneffectbeoordeling.
Zorg en onderwijs
Veel professionals die AI raken zonder het zo te noemen. De valkuil is een verplichte e-learning voor iedereen; de oplossing is een gelaagde indeling.
Mkb zonder AI-product
Uw dossier is klein: zes documenten, twee dagen werk. Uw echte drijfveer zijn de vragenlijsten van uw grote klanten.
Softwareleverancier
U zit aan de aanbiederskant. Uw verplichtingen zijn producteisen en geen dossiereisen: logging, uitlegbaarheid en toezichtondersteuning moeten het systeem in.
Wat u krijgt
- ✓ Acht hoofdstukken die elk eindigen met wat er in uw dossier belandt
- ✓ Vijf samengestelde praktijkbeelden, van een gemeente van veertigduizend inwoners tot een maakbedrijf met zestig mensen
- ✓ Twintig vragen die u gaat krijgen, met het antwoord dat een goed dossier mogelijk maakt
- ✓ Het complete templatepakket, dat u hieronder ook los en gratis kunt downloaden
- ✓ Een eindchecklist van dertig punten, gegroepeerd per dossier en per deadline
- ✓ Zeven figuren, waaronder de bijgewerkte toepassingskalender
Eerst inkijken
Het inkijkexemplaar bevat de omslag, de inhoudsopgave, het voorwerk met de leespaden per rol, hoofdstuk 1 (wat geldt er vandaag) en template T3, de rolbepaling. Achttien pagina’s, geen e-mailadres nodig.
Inkijkexemplaar openen (pdf)Bestellen
Het templatepakket krijgt u sowieso gratis, met of zonder bestelling. Wat u met het boek koopt is de uitleg eromheen: wat er wettelijk moet, wat een eigen keuze is en wat u antwoordt als iemand naar uw dossier vraagt.
AI-Act Bewijsdossier, editie 1.1
Werkboek voor de AI-verordening: in vier weken aantoonbaar in orde. Inclusief het complete templatepakket met bewerkbare Excel- en Word-werkbestanden.
AI-Act Bewijsdossier, organisatielicentie
Voor de dossierhouder en het team: tot vijf lezers binnen een organisatie, op een factuur
Bundel: Bewijsdossier en AI Body of Knowledge
Het werkboek voor de map en het referentiekader voor de inrichting, samen met korting
✓ Twee externe reviewrondes en een juridische eindcontrole door een jurist: twaalf bevindingen, alle verwerkt in editie 1.1.
Meer dan vijf lezers of een licentie voor een samenwerkingsverband? Mail naar info@ai-bok.nl.
Over de auteur
Jan Willem van Veen
Principal Enterprise Architect · ArchiXL
Jan Willem van Veen is principal enterprise architect bij ArchiXL en auteur van de AI Body of Knowledge, het referentiekader voor AI-governance waarover in 2026 een peer-reviewed paper is aangenomen op de EA4AI-workshop van CBI en EDOC (Springer LNBIP). Het Bewijsdossier is de praktische tegenhanger van dat kader: geen model, maar een map. Het manuscript is in twee externe reviewrondes beoordeeld en vóór publicatie door een jurist op twaalf punten getoetst.
Volg op LinkedInHet templatepakket
De dertien templates zijn los te gebruiken en u hoeft er niets voor te betalen. Download ze, vul ze in en kijk hoe ver u komt. Het boek legt uit waarom de kolommen staan zoals ze staan, wat er wel en niet wettelijk verplicht is en wat u antwoordt als iemand ernaar vraagt.
Werkdocumenten, geen juridisch advies. Kopers van het boek krijgen dezelfde zip direct via hun downloadlink.
- ✓ Dertien templates T1 tot en met T13 als pdf, om te lezen en uit te printen
- ✓ T1 het AI-register, T6 de opleidingsregistratie en T11 het incidentregister als Excel, met keuzelijsten en een toelichtingenblad
- ✓ T7 de gebruiksrichtlijn, T8 het maatregelenplan, T12 het vaststellingsbesluit en T13 de hoogrisicovoorbereiding als Word
- ✓ Een leesmij met de samenhang tussen de bestanden en het voorbehoud
Twee boeken, twee vragen
AI-Act Bewijsdossier
Het Bewijsdossier beantwoordt de vraag wat er in de map moet als iemand ernaar vraagt. Werkboek, 105 pagina’s, met templates. Begin hier als de vraag al is gesteld.
AI Body of Knowledge
De AI Body of Knowledge beantwoordt de vraag hoe u AI-governance structureel inricht. Referentiekader, 255 pagina’s, met ArchiMate-model. Begin hier als u het duurzaam wilt beleggen.
Naar de AI Body of KnowledgeVeelgestelde vragen
Geldt de AI-verordening voor mijn organisatie?
Bijna altijd ja. En bijna altijd klein. Wie AI gebruikt, ook alleen ChatGPT of Copilot, valt onder artikel 4 (AI-geletterdheid) en artikel 5 (verboden praktijken). Wie een chatbot of gegenereerde content naar buiten brengt, ook onder artikel 50. De zware verplichtingen gelden alleen voor hoogrisicosystemen uit bijlage I en III.
Is de AI-verordening niet uitgesteld?
Alleen het hoogrisicodeel. De Digital Omnibus (Verordening (EU) 2026/1744) verschoof bijlage III naar 2 december 2027 en bijlage I naar 2 augustus 2028. Artikel 4 en 5 gelden sinds februari 2025, artikel 50 sinds 2 augustus 2026. Op 2 december 2026 komen twee verboden bij.
Ben ik aanbieder of gebruiksverantwoordelijke?
Meestal gebruiksverantwoordelijke. Uw logo op een ingekocht product maakt u geen aanbieder. Dat wordt anders als u een systeem in eigen opdracht laat ontwikkelen of wezenlijk wijzigt en onder eigen naam inzet. Template T3 beslist het per systeem met zes vragen; hoofdstuk 2 legt de regels erachter uit.
Hoeveel werk is het?
Voor een mkb-bedrijf zonder eigen AI-product: zes documenten, ongeveer twee dagen. Voor een gemeente of zorgorganisatie: het basisdossier in vier weken, met een dagdeel per week voor de dossierhouder. Het hoogrisicospoor van hoofdstuk 7 valt daarbuiten.
Kan ik het boek voor mijn team kopen?
Ja. De organisatielicentie geldt voor vijf lezers binnen een organisatie, op een factuur. Wie het dossier structureel wil beleggen, kiest de bundel met de AI Body of Knowledge.
Is dit juridisch advies?
Nee. Het is een werkboek met een praktisch basisdossier. Het manuscript is door een jurist getoetst, maar voor de kwalificatie van specifieke systemen, zeker bij een mogelijke aanbiedersrol of bijlage III, blijft eigen juridische toetsing nodig.
Wat dit boek niet is
Geen juridisch advies, geen certificering en geen implementatieprogramma. Het is een praktisch basisdossier voor organisaties die AI gebruiken, geen verklaring van volledige naleving. Voor de kwalificatie van specifieke systemen, in het bijzonder bij een mogelijke aanbiedersrol of bij toepassingen die onder bijlage III kunnen vallen, blijft juridische toetsing nodig.
Editie 1.1, peildatum 22 september 2026, met de correcties uit een tweede review (rolbepaling, hoogrisicoschakels, incidenttermijnen, T13 Hoogrisicovoorbereiding). Verwerkt Verordening (EU) 2024/1689 zoals gewijzigd door Verordening (EU) 2026/1744, de Digital Omnibus op AI. Het manuscript is vóór publicatie onderworpen aan een juridische eindredactie.